Cудебный участок № 5 Первомайского судебного района г. Мурманска

версия для
слабовидящих

Инструкция

о порядке организации комплектования, хранения, учета и

использования документов в архивах судебных участков

Мурманской области

 

 

1. Общие положения

 

1.1. Инструкция о порядке организации комплектования, хранения, учета и использования документов в архивах судебных участков Мурманской области (далее – Инструкция) разработана в соответствии с федеральными конституционными законами от 31 декабря 1996 г. № 1-ФКЗ «О судебной системе Российской Федерации», от 7 февраля 2011 г. № 1-ФКЗ «О судах общей юрисдикции в Российской Федерации», федеральными законами от 17 декабря 1998 г. № 188-ФЗ «О мировых судьях в Российской Федерации», от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Законом Мурманской области от 11 июня 2002 г. № 342-01-ЗМО, Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 г.             № 526 (далее – Правила № 526), Примерной номенклатурой дел и документов, образующихся в деятельности мировых судей, утвержденной Генеральным директором Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации 9 июня 2011 г. (далее – Примерная номенклатура), Инструкцией по судебному делопроизводству в аппаратах мировых судей Мурманской области, согласованной постановлением Совета судей Мурманской области от 15.12.2016 № 1 и утвержденной приказом Министерства юстиции Мурманской области от 31.01.2017 № 8 (далее – Инструкция по делопроизводству), и другими нормативными правовыми актами в сфере архивного дела и делопроизводства.

1.2. Инструкция разработана в целях установления единого порядка организации хранения документов, образующихся в процессе деятельности аппаратов мировых судей, и определяет порядок:

составления описей дел;

оформления судебных дел и иных документов к последующему хранению в архиве, и их передачи в архив;

проведения экспертизы ценности документов;

определения сроков хранения дел и отбора документов на уничтожение;

составления научно-справочного аппарата;

ведения учета архивных дел;

проверки наличия и состояния архивных дел;

организации использования архивных дел;

обеспечения сохранности архивных дел;

передачи архивных дел на хранение в государственный архив.

 

 

2. Составление описей дел на судебные

дела (наряды) постоянного срока хранения, временного срока хранения

(свыше 10 лет) и их предоставление на утверждение

 

2.1. Опись дел – это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри документального фонда и их учета. Одновременно опись дел является учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата к документам, обеспечивающим оперативный поиск дел.

Опись дел составляется на основе индивидуальной номенклатуры дел.

2.2. На гражданские, уголовные, административные дела, дела об административных правонарушениях, дела (наряды) общего делопроизводства постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) сроков хранения оформляются отдельные описи (приложения №№ 1, 2 к настоящей Инструкции).

2.3. Для учета дел временного (до 10 лет) срока хранения рекомендуется вести описи дел в электронном виде.

При уничтожении таких дел в графе «Примечание» проставляется соответствующая отметка со ссылкой на акт об уничтожении дела.

2.4. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

заголовки дел вносятся в соответствии с принятой схемой систематизации на основе индивидуальной номенклатуры дел;

если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся под отдельным порядковым номером;

графы заполняются в точном соответствии со сведениями, которые вынесены на обложку дела;

графа «Примечание» используется для отметок о приеме (передаче) дел, особенностях физического состояния, о наличии копий и другое.

2.5. Каждая опись дел ведется с единой, валовой нумерацией в течение нескольких лет. Номера по порядку в годовом разделе описи дел должны продолжать нумерацию годового раздела описи предшествующего года.

Законченная опись дел должна включать не более  9999 единиц хранения.

2.6. После внесения дела в опись на его обложке рядом с пометкой «постоянно» проставляются номер описи и номер дела по описи.

2.7. В случае обнаружения новых дел, не внесенных в описи, такие дела вносятся в указанные описи под литерными номерами.

Внесение изменений в годовые разделы описи после их утверждения экспертно-проверочной комиссией уполномоченного органа исполнительной власти Мурманской области в сфере архивного дела (далее – ЭПК архивного учреждения) допускается только на основании соответствующих решений экспертной комиссии судебного участка мирового судьи и ЭПК архивного учреждения.

2.8. После каждого поступления или выбытия документов (утрата, обнаружение неучтенных документов) составляется новая итоговая запись к описи, которая подписывается ее составителем с указанием должности и даты составления.

2.9. Законченная опись вместе с титульным листом и справочным аппаратом к ней заключается в твердую обложку, нумеруется и подшивается или переплетается.

Каждая законченная опись (том описи) должны иметь
лист-заверитель (приложение № 4 к настоящей Инструкции).

2.10. При наличии в архиве двух и более описей ведется реестр описей дел (приложение № 3 к настоящей Инструкции).

Описи вносятся в реестр описей дел в хронологической последовательности поступления под соответствующими порядковыми номерами.

2.11. Описи дел (годовые разделы описей) составляются:

постоянного срока хранения – не менее чем в четырех экземплярах на бумажном носителе и один в электронном виде (в качестве рабочего экземпляра);

временного (свыше 10 лет) срока хранения – не менее чем в двух экземплярах (в случае ведения описей на бумажном носителе).

2.12. Описи дел (годовые разделы описей) постоянного срока хранения рассматриваются экспертной комиссией судебного участка. При их согласовании в конце раздела ставится гриф «Согласовано» с указанием номера протокола экспертной комиссии и даты заседания.

2.13. Согласованные экспертной комиссией описи дел (годовые разделы описей) постоянного срока хранения предоставляются на утверждение соответствующей ЭПК архивного учреждения.

Описи дел (годовые разделы описей) постоянного срока хранения направляются в ЭПК архивного учреждения в трех экземплярах на бумажном носителе, а также в электронном виде, не позже, чем через три года после завершения дел делопроизводством.

Перед направлением описей на утверждение проверяется наличие включенных в них дел (нарядов).

После утверждения описей дел ЭПК архивного учреждения они утверждаются мировым судьей.

2.14. После утверждения мировым судьей описей дел постоянного срока хранения три экземпляра на бумажном носителе, а также экземпляр каждой описи в электронной форме, передаются в государственный архив.

Один экземпляр описи дел постоянного хранения с отметкой государственного архива о принятии документов на учет остается на судебном участке мирового судьи и хранится в соответствующем наряде.

2.15. При первой передаче документов в государственный архив передается историческая справка к фонду, которая составляется в двух экземплярах:
один – хранится на судебном участке мирового судьи, второй – передается в государственный архив.

Историческая справка к фонду состоит из истории фондообразователя (судебного участка), истории фонда (объем, крайние даты документов, степень их сохранности, даты передачи документов на постоянное хранение) и характеристики документов фонда.

При последующих передачах документов передается дополнение к исторической справке.

2.16. Описи (годовые разделы описей) дел временного (свыше 10 лет) срока хранения согласовываются с экспертной комиссией (в случае ведения описей на бумажном носителе), после чего утверждаются мировым судьей.

 

3. Оформление дел и иных документов к последующему

хранению в архиве

 

3.1. Законченные делопроизводством судебные дела, наряды, материалы, другие документы[1], подлежащие передаче в архив судебного участка на постоянное и временное (свыше 10 лет) хранение, оформляются ответственным работником аппарата мирового судьи в соответствии с требованиями Правил         № 526, Инструкцией по делопроизводству и настоящей Инструкцией.

3.2. Решение на передачу дел в архив судебного участка принимает мировой судья, а при его отсутствии – мировой судья, на которого возложено исполнение его обязанностей.

До передачи дела в архив судебного участка мировой судья проверяет все производство по делу, материалу.

3.3. Формирование дела производится с учетом следующих общих правил:

в дело помещаются исполненные документы, соответствующие по своему содержанию заголовку дела по индивидуальной номенклатуре дел;

документы постоянного и временных сроков хранения группируются в дела раздельно;

в дело включается по одному экземпляру каждого документа;

документы должны быть правильно и полностью оформлены (иметь дату, подпись и иные необходимые реквизиты);

приложения помещаются вместе с основными документами;

в дело группируются документы одного календарного года (за исключением переходящих судебных дел и дел общего делопроизводства).

3.4. В зависимости от сроков хранения дел проводится их полное или
частичное оформление.

Полному оформлению подлежат судебные дела, а также дела общего делопроизводства постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения.

3.5. Полное оформление дела предусматривает:

подшивку или переплет документов дела (неформатные документы хранятся в закрытых твердых папках или коробках);

нумерацию листов дела;

составление листа-заверителя (приложение № 4 к настоящей Инструкции);

составление внутренней описи документов дела (приложение № 5
к настоящей Инструкции);

оформление обложки дела (приложение № 6 к настоящей Инструкции).

3.5.1. Документы подшиваются не менее чем на четыре прокола в твердую обложку или переплетаются с учетом возможности свободного чтения всех документов, дат, виз и резолюций на них, металлические скрепления из документов удаляются. При отсутствии поля для подшивки документ необходимо наклеить без повреждения текста на вспомогательный лист.

Документы подшиваются в дело в хронологическом порядке, все приобщенные в процессе рассмотрения судебного дела документы – в порядке их поступления. К делу не должны подшиваться документы, подлежащие возврату,
а также копии документов, уже имеющихся в деле, черновики.

Максимальное количество листов, подшиваемых в один том, не должно превышать 250 листов при толщине не более 4 см. Если количество листов в деле превышает 250, материалы формируются в тома в хронологическом порядке.
Том 2 может быть начат лишь после окончания тома 1. На томах должен быть общий заголовок по индивидуальной номенклатуре дел.

В начале дела на бумажном носителе при необходимости подшиваются дополнительные листы внутренней описи документов дела, а в конце каждого дела – лист-заверитель.

В случае использования для фиксирования хода судебного заседания средств аудиозаписи и иных технических средств электронные носители информации (диски, дискеты, флеш-карты) хранятся вместе с судебным делом. При этом они должны быть вшиты в судебное дело (приобщены к протоколу судебного заседания) в упакованном виде (конверт) с указанием на упаковке номера дела и даты судебного заседания. Упаковка должна обеспечивать сохранность электронного носителя от повреждений и утери и должна быть заверена подписью секретаря судебного заседания с указанием должности, фамилии и инициалов.

3.5.2. Все листы дела (кроме листа-заверителя и внутренней описи) нумеруются в валовом порядке арабскими цифрами, которые проставляются в правом верхнем углу листа документа простым графитным карандашом или нумератором.

Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.

Листы дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются по каждому тому отдельно.

Фотографии, чертежи и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу.
При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

Лист с наглухо наклеенными документами (вырезками, выписками, фотографиями) нумеруется как один лист. Если к документу в деле подклеены одним краем другие документы (вырезки, вставки текста, переводы), то каждый документ нумеруется отдельно.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются; при этом вначале нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Если вложения нумеровать нельзя, их наличие оговаривается в заверительной надписи.

Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле.

При обнаружении большого числа ошибок в нумерации листов дела проводится перенумерация, при которой старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой, и рядом ставится новый номер листа. При наличии отдельных ошибок в нумерации листов дела допускается употребление литерных номеров листов.

В случае изменения нумерации листов дела составляется новый
лист-заверитель, при этом старый сохраняется в деле.

3.5.3. После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела на отдельном листе-заверителе (приложение № 4 к настоящей Инструкции).

Запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка
листа-заверителя, он должен быть наклеен за верхнюю часть листа на внутреннюю сторону обложки в конце дела.

В заверительной надписи указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов и количество листов внутренней описи, оговариваются особенности нумерации листов дела (наряда) (наличие пропущенных номеров; номера листов с наклеенными фотографиями, документами, вырезками из газет; номера конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов).

Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.

Заверительная надпись подписывается работником, производившим оформление дела для передачи в архив, с указанием должности и даты составления этой надписи.

Пример: в настоящем деле (наряде) прошито и пронумеровано 250 (двести пятьдесят) листов, в том числе 3 (три) фотографии на листах: 20, 113, 235. Имеются литерные листы с номерами 10а, 33а, 33б. В конверте (лист 245) находится трудовая книжка осужденного Иванова А.В.

3.5.4. Оформление обложки дел.

На обложках дел (приложение № 6 к настоящей Инструкции), подлежащих постоянному и временному (свыше 10 лет) хранению, указываются:

наименование судебного участка (полностью, в именительном падеже);

заголовок дела (тома);

фамилия, имя, отчество осужденного лица и полное наименование статьи Уголовного кодекса Российской Федерации, по которой лицо осуждено;

фамилия, инициалы истца, ответчика (наименование организации), суть иска (заявления);

даты начала и окончания дела;

номер производства по делу;

индекс дела;

номер тома;

количество листов в деле;

срок хранения дела с указанием даты, до которой осуществляется хранение;

дата передачи дела в архив;

подпись мирового судьи (с расшифровкой подписи).

Дела постоянного срока хранения должны быть подшиты в твердую обложку.

На обложке дел постоянного срока хранения предусматривается место для наименования государственного архива, в который дела будут приняты.

При изменении наименования судебного участка на обложке дела дописывается новое наименование, а прежнее заключается в скобки.

Заголовок дела на бумажном носителе переносится на обложку дела из индивидуальной номенклатуры и должен соответствовать содержанию документов в деле.

На обложке дела указывается его дата – год(ы) начала и окончания дела в делопроизводстве.

Если в дело включены документы (например, приложения), дата которых
не совпадает с датой дела, то под датой с новой строки делается об этом запись:
«В деле имеются документы за ... год(ы)».

Датой дел, содержащих распорядительную и иную документацию (доклады, письма), для которой точная датировка имеет важное значение, а также для дел, состоящих из нескольких томов, являются даты (число, месяц, год) регистрации (составления, поступления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело (крайние даты дел, документов).

При обозначении даты документа сначала указывается число, затем месяц и год. Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца – словом.

Обязательными реквизитами обложки дела на бумажном носителе являются указание количества листов в деле (проставляется на основании листа-заверителя) и срок хранения дела (на делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно»).

3.5.5. Во всех делах, подлежащих передаче в архив на постоянное и временное хранение (свыше 10 лет), составляется внутренняя опись документов дела (приложение № 5 к настоящей Инструкции) с указанием заголовка, индекса (номера) документа и номера листа.

Если дело на бумажном носителе переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме внутренняя опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Изменения состава документов дела (изъятия, включения документов, замена документов копиями) отражаются в графе «Примечание» внутренней описи со ссылками на соответствующие акты. При необходимости могут быть составлены новая итоговая запись к внутренней описи и лист-заверитель дела.

Листы, на которых сделана внутренняя опись, нумеруются отдельно. Количество листов внутренней описи указывается в заверительной надписи после общего количества листов в наряде через арифметический знак плюс.

3.6. При оформлении гражданских дел приказного производства и административных дел, срок хранения которых не превышает 10 лет, внутренняя опись не составляется.

         3.7. На обложке учетно-регистрационных журналов или книг постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения перед их передачей в архив проставляется срок хранения согласно индивидуальной номенклатуре дел и указывается количество листов.

Перед передачей в архив учетно-статистических карточек проверяется их наличие и заполнение всех предусмотренных реквизитов.

После передачи в архив учетно-статистические карточки должны храниться в картотеках (ящиках, картотечных шкафах) отдельно по уголовным, гражданским, административным делам, делам об административных правонарушениях в порядке их номеров по годам. В каждом томе должно быть
не более 150 учетно-статистических карточек, но не более 250 листов.

Учетно-статистические карточки передаются в архив вместе с алфавитными указателями.

3.8. Перед передачей судебного дела в архив необходимо проверять обращение к исполнению (исполнение) вступившего в законную силу судебного акта.

3.9. Судебные дела подлежат оформлению для передачи в архив судебного участка не позднее одного месяца после наступления обязательных условий, перечисленных в разделе 16 Инструкции по делопроизводству.

3.10. Дела общего делопроизводства временного (до 10 лет включительно) срока хранения подлежат частичному оформлению: допускается хранение дел в папках-скоросшивателях, мягких обложках, не проводится пересистематизация документов в деле, листы дела не нумеруются, заверительные надписи не составляются.

 

4. Экспертиза ценности документов. Задачи и функции

экспертной комиссии судебного участка

 

4.1. Экспертиза ценности документов проводится на основе законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, устанавливающих требования к срокам хранения документов, типовых и ведомственных перечней документов с указанием сроков их хранения:

при определении сроков хранения судебных дел;

при составлении индивидуальной номенклатуры дел;

при подготовке дел к передаче в архив судебного участка.

Экспертизе ценности подлежат все документы независимо от видов носителей и способов записи.

4.2. Экспертиза ценности документов проводится ежегодно. До проведения экспертизы ценности уничтожение документов запрещается.

4.3. Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов приказом мирового судьи создается постоянно действующая экспертная комиссия судебного участка мирового судьи в составе не менее
3 человек.

Экспертная комиссия действует на основании положения, разработанного на основе Примерного положения об экспертной комиссии организации, утвержденного приказом Федерального архивного агентства от 11 апреля 2018 г. № 43.

Председателем экспертной комиссии является мировой судья,
секретарем – один из работников аппарата мирового судьи, ответственный за работу архива.

В состав экспертной комиссии целесообразно включить представителя государственного архива и/или уполномоченного органа исполнительной власти Мурманской области в сфере архивного дела (по согласованию).

4.4. Основными функциями экспертной комиссии являются:

организация ежегодного отбора дел для хранения и уничтожения;

рассмотрение и согласование проекта индивидуальной номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению;

участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических документов по вопросам работы с документами судебного участка.

4.5. Заседания экспертной комиссии проводятся по мере необходимости,
но не реже одного раза в год, и оформляются протоколом, который подписывается председателем и секретарем комиссии.

Решения экспертной комиссии по каждому вопросу (документу) принимаются большинством голосов. Спорные вопросы при разделении голосов поровну разрешаются мировым судьей.

4.6. Ведение делопроизводства экспертной комиссии, хранение и использование ее документов, ответственность за их сохранность, а также контроль исполнения принятых экспертной комиссией решений возлагаются на секретаря экспертной комиссии.

4.7. При проведении экспертизы ценности документов комиссией осуществляется:

отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения;

выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

Одновременно проверяется качество и полнота индивидуальной номенклатуры дел, правильность определения сроков хранения дел.

4.8. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения подлежат полистному просмотру.

4.9. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

Описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, рассматриваются на заседании экспертной комиссии одновременно. Согласованные экспертной комиссией акты и описи утверждаются мировым судьей.

5. Порядок определения сроков хранения дел. Отбор

документов на уничтожение

 

5.1. Сроки хранения дел (нарядов) устанавливаются в соответствии с Примерной номенклатурой и Перечнем документов.

Сроки хранения дел определяются по документам дела, имеющим наибольший срок хранения.

5.2. Исчисление сроков хранения всех судебных дел, других дел и документов общего делопроизводства производится с 1 января года, следующего за годом окончания делопроизводства по ним.

Например, исчисление срока хранения дел и документов, законченных делопроизводством в 2019 году, начинается с 1 января 2020 г.

5.3. Общий срок хранения уголовных дел определяется путем суммирования срока назначенного наказания (как основного, так и дополнительного), срока погашения судимости в зависимости от тяжести совершенного преступления, вида и размера наказания и срока, установленного Примерной номенклатурой, Перечнем документов (в соответствии с категорией совершенного преступления).

5.4. В случае изменения сроков хранения судебных дел и документов вновь принятыми нормативными правовыми актами сроки хранения таких документов, описи дел по которым согласованы экспертной комиссией, ЭПК архивного учреждения и утверждены мировым судьей, не пересматриваются.

Новые сроки хранения распространяются лишь на дела и документы, передаваемые на архивное хранение после вступления в силу соответствующих нормативных правовых актов.

5.5. Находящиеся в архиве дела, по которым истек срок хранения, отбираются к уничтожению. Работу по отбору дел к уничтожению осуществляет работник, ответственный за работу архива.

Отбор архивных дел к уничтожению оформляется актом (приложение
№ 7 к настоящей Инструкции)
и производится только после составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения за этот же период.

Архивные дела включаются в акт о выделении к уничтожению документов,
не подлежащих хранению, если предусмотренный для них срок хранения истек
к 1 января года, в котором составлен акт.

Дела с отметкой «ЭПК» подлежат полистному просмотру в целях выявления документов, подлежащих постоянному хранению.

5.6. Из отобранных к уничтожению судебных дел (материалов) на постоянное хранение необходимо оставлять подлинники решений, судебных приказов, приговоров и последующих определений и постановлений, в том числе вышестоящих судов. Из прекращенных дел, дел по искам, оставленным без рассмотрения, необходимо оставить подлинники определений о прекращении производства по делу, об оставлении иска без рассмотрения.

На судебных решениях, судебных постановлениях и последующих определениях и постановлениях вышестоящих судов проставляются регистрационные номера дел, из которых они изъяты. Затем документы подшиваются по порядку номеров дел в отдельные наряды и помещаются в твердую обложку.

Приобщенные к судебному делу электронные носители информации (диски, дискеты, флеш-карты) уничтожаются одновременно с делом путем их физического уничтожения или уничтожения программно-техническими средствами.

5.7. Из архивных дел, подлежащих уничтожению, остаются на хранение личные документы, которые помещаются в отдельную папку, содержащую внутреннюю опись документов. В опись вносятся: фамилия, имя, отчество владельца документа, наименование документа и номер дела (производства),
из которого он изъят, год рассмотрения дела, номер и дата акта об уничтожении дела. Невостребованные личные документы хранятся в архиве 75 лет, после чего уничтожаются.

5.8. При составлении акта на выделенные к уничтожению дела должны соблюдаться следующие правила:

дела располагаются в акте по годам их рассмотрения;

в конце акта делается запись о том, что из дел изъяты подлинники судебных решений, личные документы.

5.9. Акты на уничтожение документов рассматриваются и согласовываются на заседании экспертной комиссии одновременно с описями на дела постоянного хранения.

После утверждения мировым судьей актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, такие дела могут быть уничтожены.

5.10. Акты о выделении дел к уничтожению подшиваются в отдельный наряд в хронологическом порядке. В регистрационных журналах (графа – примечание) или учетно-статистических карточках (специальный пункт или свободное поле) делается отметка об уничтожении дела с указанием номера, даты акта и протокола заседания экспертной комиссии.

5.11. Архивные дела, подлежащие уничтожению, после утверждения акта о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, сдаются самостоятельно на утилизацию в специализированные организации, имеющие соответствующую лицензию на выполнение данного вида работ, либо передаются в подведомственное Министерству юстиции Мурманской области учреждение для проведения последующей утилизации.

5.12. Перед передачей на уничтожение документы упаковываются,
а в необходимых случаях опечатываются. Передача оформляется приемо-сдаточной накладной (актом), в которой указываются дата передачи, количество включенных в акт дел и других документов, вес бумажной макулатуры.

Погрузка, вывоз на утилизацию и утилизация осуществляются под контролем назначенного мировым судьей должностного лица.

5.13. Запрещается использование отобранных к уничтожению дел для хозяйственных нужд.

 

6. Передача дел в архив судебного участка.
Порядок хранения архивных дел

 

6.1. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения
передаются в архив судебного участка по описям не позднее чем через год после окончания делопроизводства по ним.

6.2. Документы временного срока хранения (до 10 лет) или «до минования надобности» в архив судебного участка не передаются. По истечении срока хранения или по миновании надобности они уничтожаются в порядке, установленном настоящей Инструкцией и Инструкцией по делопроизводству.               Об уничтожении дел составляется акт (приложение № 7 к настоящей Инструкции).

В исключительных случаях по решению мирового судьи дела временного
(до 10 лет) срока хранения передаются в архив судебного участка по описям дел, которые ведутся в электронном виде.

6.3. При передаче дел в архив судебного участка проверяется правильность их формирования и оформления. Выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел подлежат обязательному устранению уполномоченными работниками аппарата мирового судьи.

6.4. Прием-передача дел в архив судебного участка производится уполномоченным работником аппарата мирового судьи. На всех экземплярах описи дел проставляется отметка о наличии дела; в конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел.

На учетно-статистической карточке делается отметка о передаче дела в архив судебного участка.

6.5. Дела, по которым судебные решения не обращены к исполнению в порядке, предусмотренном процессуальным законодательством и Инструкцией по делопроизводству, в архив судебного участка не передаются.

6.6. Поступившие в архив судебного участка дела и другие документы хранятся по фондам в хронологическом порядке.

6.7. Архивные дела систематизируются согласно описям дел и помещаются в коробки  (10 – 50 дел в коробке).

На корешке обложки каждой коробки указываются начальные и конечные регистрационные номера дел, помещенных в коробку.

 

7. Учет документов в архиве судебного участка

 

7.1. Учет документов в архиве судебного участка – это средство контроля за наличием и обеспечением их сохранности.

Основной единицей учета хранения архивных документов является дело.

Учету подлежат все хранящиеся в архиве судебного участка документы, включая описи дел.

7.2. Основными (обязательными) учетными документами архива судебного участка являются:

паспорт архива судебного участка (приложение № 8 к настоящей Инструкции);

книга учета поступления и выбытия дел, документов (приложение № 9 к настоящей Инструкции);

лист фонда (приложение № 10 к настоящей Инструкции);

описи дел (приложения № 1, 2 к настоящей Инструкции);

реестр описей (приложение № 3 к настоящей Инструкции).

7.2.1. Паспорт архива судебного участка (приложение № 8 к настоящей Инструкции) заполняется в соответствии с нормативными и методическими документами.

Паспорт архива составляется ежегодно (по состоянию на 1 декабря отчетного года), отражает состав, состояние, объем и условия хранения документов и хранится постоянно.

Паспорт архива составляется в двух экземплярах: один экземпляр направляется в государственный архив, второй ­хранится в соответствующем наряде архива судебного участка; подписывается мировым судьей с проставлением даты подписания и заверяется печатью.

В случае если архив судебного участка расположен в нескольких помещениях, паспорт архива составляется единый на все помещения.

7.2.2. В книгу учета поступления и выбытия дел, документов (приложение
№ 9 к настоящей Инструкции) последовательно вносятся все первичные и повторные поступления (выбытия) дел, документов. Каждое поступление (выбытие) в пределах отчетного года получает порядковый номер в валовой последовательности.

Ежегодно на 1 января подводится итог количества поступивших и выбывших за год дел, документов.

7.2.3. Лист фонда (приложение № 10 к настоящей Инструкции) составляется на каждый архивный фонд. В нем учитываются все описи дел фонда.

Лист фонда может быть пересоставлен только в случае, если он неисправимо поврежден или перестает отражать фактическое состояние и объем архивного фонда. В случае пересоставления листа фонда ранее действовавший лист фонда помещается в дело фонда. В верхнем правом углу указанных листов фонда делаются отметки: «Лист пересоставлен» с указанием даты пересоставления, должности, фамилии и инициалов, подписи составителя.

Листы фондов хранятся в порядке номеров архивных фондов. К каждой папке составляется лист-заверитель, где указываются начальные и конечные номера архивных фондов и общее количество архивных фондов, листы которых находятся в папке.

7.2.4. Архивные дела учитываются по описям. Годовые разделы описей учитываются под тем же номером, который был присвоен описи при первом поступлении.

Описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения нумеруются отдельно.

7.3. Учет поступлений дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения ведется раздельно.

7.4. Состав и формы вспомогательных учетных документов определяются экспертной комиссией судебного участка самостоятельно.

7.5. Учетные документы должны находиться в одном месте и храниться в металлических шкафах.

 

8. Проверка наличия и состояния документов

в архиве судебного участка

 

8.1. В целях обеспечения сохранности документальных материалов в архиве судебного участка производится комиссионная проверка наличия и состояния архивных документов. Состав комиссии определяется приказом мирового судьи, председателем комиссии назначается мировой судья.

8.2. Проверка наличия и состояния дел проводится:

в сроки, установленные мировым судьей, но не реже одного раза в 5 лет;

каждый раз, когда это вызывается каким-либо нарушением условий хранения документов, при которых имеются основания предполагать их порчу или утрату (после чрезвычайных происшествий, вызвавших перемещение (эвакуацию) дел или доступ в хранилища посторонних лиц);

после перемещения дел в другое помещение;

при смене мирового судьи или работника, ответственного за работу архива судебного участка.

8.3. В ходе проверки осуществляется:

установление фактического наличия дел и их соответствие учетным документам;

выявление и устранение недостатков в учете дел;

выявление отсутствующих дел и организация их розыска;

выявление и учет документов, требующих профилактической и/или реставрационно-профилактической обработки.

8.4. Проверка наличия и состояния дел проводится путем сверки описательных статей описи с описанием дел на обложках.

Физическое состояние дел определяется путем визуального осмотра.

Делать какие-либо пометки или записи в описях дел и других учетных документах запрещается.

В конце каждой проверенной описи дел делается запись «проверено» с указанием номера и даты акта проверки наличия и состояния документов.

8.5. Если проверкой наличия и состояния дел установлено отсутствие дел,
то организуется их розыск.

Обнаруженные в итоге розыска дела размещаются на соответствующие места; в карточке учета необнаруженных дел делается отметка об их обнаружении с указанием даты, подписи, фамилии и инициалов должностного лица.

Дела, причина отсутствия которых подтверждена соответствующими документами, исключаются в установленном порядке из описей дел и других учетных документов.

После рассмотрения результатов розыска экспертной комиссией судебного участка и утверждения ее решения мировым судьей необнаруженные документы снимаются с учета.

8.6. Розыск архивных дел, необнаруженных в ходе проверки, организуется
с момента выявления отсутствия и проводится в течение одного года. На дела,
необнаруженные в ходе проверки наличия и состояния дел, составляется акт
об утрате документов (приложение № 11 к настоящей Инструкции), который рассматривается экспертной комиссией судебного участка и мировым судьей.             К акту прилагается справка о проведении розыска, подготовленная и подписанная работником аппарата мирового судьи, производившим проверку. Акт об утрате документов представляется в соответствующий государственный архив или уполномоченный орган исполнительной власти Мурманской области
в области архивного дела для принятия решения о снятии утраченных дел с учета.

8.7. Внесение выявленных в ходе проверки неучтенных дел в опись запрещается. Неучтенные дела подлежат обработке и описанию после завершения проверки.

8.8. Проверка наличия и состояния документов считается завершенной после внесения изменений, выявленных проверкой, в учетные документы архива судебного участка.

По результатам проверки составляется акт проверки наличия и состояния архивных документов (приложение № 12 к настоящей Инструкции).

При обнаружении ошибок в учетных документах составляется акт о технических ошибках в учетных документах (приложение № 13 к настоящей Инструкции).

В случае обнаружения документов, не относящихся к данному фонду, архиву, неучтенных документов также составляется соответствующий акт (приложение № 14 к настоящей Инструкции).

 

9. Организация использования документов архива судебного участка

 

9.1. Использование документов архива судебного участка проводится только с разрешения мирового судьи.

Работник, ответственный за работу архива судебного участка:

выдает документальные материалы работникам аппарата мирового судьи;

направляет на основании письменного запроса и по указанию мирового судьи материалы в другие органы, организации и учреждения;

информирует мирового судью о составе и содержании документальных материалов;

выдает выписки из архивных документов.

9.2. Выдача документов из архивохранилища судебного участка регистрируется в книге выдачи дел (приложение № 15 к настоящей Инструкции).

9.3. Выдачу дел из архивохранилища судебного участка и прием их обратно, в том числе в случае необходимости полистную проверку наличия и состояния документов перед выдачей из архивохранилища и при возврате, производит работник архива в присутствии лица, получающего (возвращающего) дела.

В случае если после возвращения дела выявлено изъятие, повреждение материалов дела, а также внесение в них исправлений и дописок, об этом незамедлительно сообщается мировому судье.

9.3.1. Дела, выдаваемые из архивохранилища судебного участка, должны иметь архивный шифр, пронумерованные листы, лист-заверитель и лист использования документов (приложение № 16 к настоящей Инструкции).

9.3.2. Документы выдаются из архивохранилища судебного участка на срок,
не превышающий:

одного месяца – для использования работниками аппарата мирового судьи;

шести месяцев – судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам.

Продление установленных сроков выдачи документов допускается с разрешения мирового судьи на основании документа (письма, служебной записки) пользователя о подтверждении обеспечения сохранности документов.

9.4. Выдача архивных дел во временное пользование производится по письменным заявкам (служебным запискам) работников аппарата мирового судьи и с письменного разрешения мирового судьи. На выданное дело заводится карта-заместитель (приложение № 17 к настоящей Инструкции), к которой прикрепляется копия сопроводительного письма о направлении дела или делается отметка о выдаче работнику аппарата. В ней указываются номер дела, его наименование, кем оно запрошено и получено, дата выдачи, роспись получателя (с указанием фамилии и инициалов), дата возвращения в архив и подпись работника аппарата мирового судьи (с указанием фамилии и инициалов), принявшего дело. При возвращении дела карта-заместитель изымается и хранится в архиве до минования надобности.

Лицо, получившее архивное дело, отвечает за его сохранность.

9.5. Выдача находящихся в архиве судебных дел (иных материалов)
для ознакомления лицами, участвующими в деле, их представителями, а также
иными лицами, осуществляется в порядке, установленном мировым судьей и Инструкцией по делопроизводству, на основании их письменного заявления и при предъявлении соответствующих документов.

9.6. Ознакомление с судебным делом должно производиться в присутствии работника аппарата мирового судьи в условиях, которые исключают изъятие, повреждение, уничтожение материалов дел, а также внесение в них исправлений и дописок, передачу их другому лицу.

Об ознакомлении с делом делается отметка в листе использования документов (приложение № 16 к настоящей Инструкции).

9.7. Ознакомление лиц, участвующих в деле, их представителей,
а также иных лиц, с аудиозаписью судебного заседания, приобщенной к судебному делу, производится по их письменному заявлению в порядке, предусмотренном пунктами 9.5 и 9.6 настоящей Инструкции.

Ознакомление с аудиозаписью судебного заседания производится в присутствии работника аппарата мирового судьи путем предоставления возможности прослушивания соответствующей аудиозаписи с использованием необходимых технических средств.

9.8. Право на снятие копий документов с материалов дела за свой счет,
в том числе с использованием технических средств, предоставляется следующим
лицам:

обвиняемым, осужденным, оправданным, их защитникам и представителям;

потерпевшим;

гражданскому истцу, его представителю в части копий процессуальных решений, относящихся к предъявленному им гражданскому иску;

гражданскому ответчику и его представителю в части материалов уголовного дела, которые касаются гражданского иска;

сторонам и иным лицам, участвующим в гражданском деле, а также их представителям;

лицам, участвующим в административном деле;

лицам, участвующих в деле об административном правонарушении.

Указанные лица снимают копии по письменному заявлению в порядке, установленном мировым судьей и Инструкцией по делопроизводству. Данное письменное заявление с разрешающей резолюцией мирового судьи подшивается в судебное дело, находящееся на хранении в архиве судебного участка, и вносится во внутреннюю опись дела. В случае предъявления доверенности к делу приобщается также ее копия.

Снятые за свой счет копии с материалов судебного дела, в том числе с помощью технических средств, судом не заверяются.

9.9. Выдача копий документов из судебного дела, находящегося в архиве судебного участка, лицам, участвующим в деле, производится по их письменному заявлению с разрешения мирового судьи. Выдача таких копий из судебного дела иным лицам и организациям производится работником аппарата мирового судьи по письменному запросу или заявлению на основании резолюции мирового судьи.

9.10. Выдаваемые копии судебных актов (приговор, решение, определение, постановление, судебный приказ) должны быть оформлены в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству. При заверении соответствия копии судебного акта подлиннику на лицевой стороне последнего листа под текстом копии судебного акта (ниже реквизита «Подпись») проставляются штамп «Копия верна» (приложение № 18 к настоящей Инструкции) и гербовая печать.

Изготовление заверенных копий судебных актов и иных документов осуществляется уполномоченным работником аппарата мирового судьи. В правом верхнем углу первого листа документа проставляется штамп «Копия».

9.11. Если копия документа состоит из нескольких листов, то все листы должны быть пронумерованы, прошиты прочной нитью, концы которой выводятся на оборотную сторону последнего листа копии документа или скрепляются скобой с использованием степлера; на оборотной стороне последнего листа в местах скрепления накладывается наклейка с заверительной надписью «пронумеровано и скреплено печатью _____ листов, подпись _____» (приложение № 19 к настоящей Инструкции) с указанием судебного участка, которым выдается копия документа. Подпись скрепляется гербовой печатью. Гербовая печать ставится таким образом, чтобы частично захватить отрезок бумаги, заклеивающий концы нити либо место скрепления.

9.12. В случае если вышестоящий суд изменил решение мирового судьи,
на копии судебного акта (приговора, решения, определения, постановления, судебного приказа) об этом делается соответствующая отметка. На выдаваемой копии судебного акта работником аппарата мирового судьи также делается отметка о дате вступления его в законную силу и указывается, в каком деле подшит подлинный документ и в производстве какого суда находилось дело.

9.13. Копии запрашиваемых судебных актов изготавливаются работником аппарата мирового судьи в срок не более тридцати рабочих дней со дня поступления соответствующего заявления.

9.14. Изготовленные, но не полученные заявителем копии судебных актов, письменных справок передаются для отправки по почте.

Лицо, получившее копию судебного акта, должно написать соответствующую расписку. В случае направления копии документа по почте в дело подшивается копия сопроводительного письма с исходящим номером и датой. Также делаются соответствующие отметки в листе использования документов.

9.15. Копии судебных актов могут быть выданы (направлены) иным
лицам, чьи интересы непосредственно затрагиваются судебным актом,
с разрешения мирового судьи по письменному заявлению (приложение № 20 к настоящей Инструкции), в котором должно быть указано, какие права или законные интересы этого лица нарушены этими судебными актами.

9.16. Повторная выдача копий судебных актов (решений, определений, приговоров, постановлений, судебных приказов) лицам, участвующим в деле,
их представителям, а также другим лицам, чьи интересы непосредственно затрагиваются судебным актом, осуществляется по их письменному мотивированному заявлению в установленном мировом судьей порядке.

9.17. Изготовление и выдача копии аудиозаписи судебного заседания осуществляется по письменному заявлению лиц, участвующих в деле,
их представителей (сторон, иных участников судебного разбирательства) и за их счет в порядке, установленном мировым судьей и Инструкцией по делопроизводству.

9.17.1. На письменном заявлении (приложение № 21 к настоящей Инструкции) мировой судья делает соответствующую отметку о поручении работнику аппарата мирового судьи изготовить и выдать копию аудиозаписи судебного заседания. Данное заявление подшивается в дело, а в случае предъявления доверенности к делу приобщается также ее копия.

9.17.2. Для изготовления копии аудиозаписи лицо, подавшее заявление, предоставляет в судебный участок материальный носитель информации
(флеш-карта, диск CD-R, DVD и другие носители информации, техническая возможность записи на которые имеется в соответствующем судебном участке).

9.17.3. Представленные в судебный участок материальные носители информации не должны содержать какую-либо информацию. В целях безопасности перед записью представленный материальный носитель может быть отформатирован уполномоченным работником аппарата мирового судьи, ответственным за изготовление и выдачу копии аудиозаписи, при этом предварительно уведомив лицо, подавшее соответствующее заявление.

9.17.4. Запись файла аудиозаписи на материальный носитель лица, подавшего заявление, производится уполномоченным работником аппарата мирового судьи.

9.17.5. Копия аудиозаписи судебного заседания не заверяется.

9.17.6. После выдачи копии аудиозаписи судебного заседания на письменном заявлении об изготовлении и выдаче работником аппарата мирового судьи делается отметка об изготовлении и выдаче, а лицом, получившим копию аудиозаписи, делается соответствующая расписка о получении. Данное заявление приобщается к судебному делу, а в листе использования документов делается соответствующая отметка.

Электронный носитель информации, с которого изготавливалась копия, должен быть вшит в дело (приобщен к протоколу судебного заседания)
в упакованном виде (конверт) с указанием на упаковке номера дела, даты, а также подписан (с указанием фамилии и инициалов) работником аппарата мирового судьи, ответственным за работу архива. Упаковка должна обеспечивать сохранность электронного носителя от повреждений и порчи.

9.18. Подлинные документы из судебных дел (иных материалов) и их надлежащим образом заверенные копии, а также письменные справки по делам, выдаются работниками аппарата мирового судьи на основании письменного заявления участников судопроизводства; судам, органам дознания и следствия – на основании мотивированного запроса и (или) иных необходимых документов, предусмотренных законодательством Российской Федерации. На заявлении или запросе о выдаче подлинных документов из судебного дела проставляется разрешающая резолюция мирового судьи.

9.18.1. Взамен выданного подлинника к делу приобщается его копия, заверенная подписью мирового судьи и гербовой печатью.

9.18.2. При выдаче подлинников документов из судебного дела на их заверенных копиях должны указываться фамилия, имя, отчество лица, получившего документ, его процессуальное положение по делу, данные документа, удостоверяющего личность. В получении документа это лицо должно расписаться, указать фамилию и инициалы, а также проставить дату получения. Работник аппарата мирового судьи, выдавший документ, должен указать свою фамилию, инициалы, должность и поставить подпись. При предъявлении доверенности необходимо снять с нее копию и подшить в дело. Такие же сведения указываются в справочном листе.

9.18.3. Документы, на основании которых из судебного дела выданы подлинники, а также их заверенные копии подшиваются в дело. В случае направления подлинного документа заказной почтой с уведомлением о вручении в дело также подшивается копия сопроводительного письма с исходящим номером и датой и возвращенное в адрес судебного участка уведомление о вручении.

9.18.4. Порядок и сроки выдачи подлинных документов, их заверенных копий, архивных справок (приложение № 22 к настоящей Инструкции) устанавливается мировым судьей.

Выдача письменных доказательств, не возвращенных представившим их лицам до передачи дела в архив, осуществляется в порядке, установленном Инструкцией по делопроизводству.

9.19. По письменным требованиям органов, которым законом предоставлено право истребования дела, и на основании распоряжения мирового судьи судебные дела направляются им в трехдневный срок по почте заказным письмом или с курьером по разносной книге.

9.20. Работник аппарата мирового судьи обязан контролировать возврат дел в архив и не реже одного раза в месяц докладывать мировому судье.

До возвращения дела в судебный участок требование о его высылке, копии сопроводительного письма, приговора или решения хранятся в контрольной папке.

В журнале регистрации выданных копий, выписок, документов отмечается, когда, кому и по какому запросу дело направлено (выдано), когда и кем оно возвращено (приложение № 23 к настоящей Инструкции).

9.21. Иные, не установленные настоящей Инструкцией правила ознакомления с материалами судебного дела, выдачи подлинных документов, заверенных копий материалов дела, письменных справок, копий судебных актов определяются мировым судьей и Инструкцией по делопроизводству.

 

10. Обеспечение сохранности архивных документов

 

10.1. Для обеспечения сохранности архивных дел и других документов не допускается размещение архива судебного участка в неприспособленных подвальных и чердачных помещениях.

10.2. Архивохранилище должно быть удалено от бытовых помещений и
не иметь общих с ними вентиляционных каналов, гарантировано от затопления, отделено от соседних помещений несгораемыми стенами и перекрытиями с пределами огнестойкости не менее двух часов.

Электропроводка должна быть скрытой или вмонтированной в металлические трубы. Осветительная арматура в помещении архива должна быть полугерметичной. Штепсельные розетки для переносных ламп или пылесосов должны быть герметичными или устанавливаться в металлических распределительных шкафах (коробках).

10.3. Материалы покрытия стен, полов, потолков, внутренней арматуры архивохранилища, применяемые при изготовлении оборудования и средств хранения архивных документов, не должны выделять агрессивные химические вещества и быть источником пыли.

10.4. Архивохранилище должно иметь естественную или искусственную вентиляцию, обеспечивающую рециркуляцию воздуха, стабильность температурно-влажностного режима.

10.5. Архивохранилища оборудуются дверями с повышенной технической укрепленностью против возможного взлома (металлические или обшитые металлом). Окна помещения архива должны быть оборудованы запирающимися решетками.

10.6. Запрещается установка в помещении архива судебного участка печей и дымоходов, применение огня, использование нагревательных приборов, размещение посторонних объектов.

10.7. Противопожарный режим архива судебного участка устанавливается в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации в области пожарной безопасности.

Помещение архива должно быть оборудовано пожарной и охранной сигнализацией. Пожарная безопасность должна обеспечиваться системой автоматического пожаротушения.

10.8. Работник аппарата мирового судьи, ответственный за работу архива, должен пройти инструктаж по вопросам противопожарной безопасности, ознакомиться с правилами пользования противопожарным инвентарем. Инструктаж работников аппарата мирового судьи по противопожарной безопасности должен проводиться не реже одного раза в год.

10.9. В архивохранилище для хранения документов устанавливаются следующие параметры температурно-влажностного режима:

для хранения документов на бумажном носителе – температура 17 – 19°C, относительная влажность воздуха – 50 – 55%;

для документов на оптических дисках – температура 10 – 23°C, относительная влажность воздуха – 20 – 50%.

Для контроля температуры и влажности воздуха в помещении архива устанавливаются термометры и гигрометры, согласно показаниям которых должны приниматься меры к обеспечению нормальной температуры и влажности воздуха.

10.10. В архивохранилище должны приниматься меры, исключающие возможность появления плесени, насекомых, грызунов и накопления пыли.

10.11. Поступающие в архив судебного участка документы размещаются в архивохранилищах на металлических стеллажах, в металлических шкафах, коробках или контейнерах в порядке, соответствующем описям дел.

Порядок размещения дел устанавливается в зависимости от расстояния между полками, физического состояния дел, а также от твердости или мягкости переплета. Дела, имеющие твердый переплет, устанавливаются вертикально;
с мягким переплетом – горизонтально.

Не допускается хранение документов в транспортной таре, в штабелях,
на полу, подоконниках, лестничных площадках и других не предназначенных для хранения документов местах.

10.12. Стеллажи должны быть установлены перпендикулярно стенам с оконными проемами, а в помещении без окон – с учетом особенностей помещения и оборудования. Не допускается размещение стеллажей вплотную к наружным стенам здания и к источникам тепла.

Расстановка стеллажей и шкафов осуществляется в соответствии со следующими требованиями:

расстояние между рядами стеллажей (главный проход) – не менее 120 см;

расстояние (проход) между стеллажами – не менее 75 см;

расстояние между наружной стеной здания и стеллажами, параллельными
стене, – не менее 75 см;

расстояние между стеной и торцом стеллажа или шкафа (обход) – не менее 45 см;

расстояние между полом и нижней полкой стеллажа (шкафа) – не менее
15 см, в цокольных этажах – не менее 30 см.

Для хранения карточек и справочных материалов в помещении архива устанавливаются картотечные шкафы.

10.13. Помещения, стеллажи, шкафы, полки, контейнеры должны быть пронумерованы. На каждом стеллаже устанавливается указатель, в котором обозначаются номер стеллажа, полки, наименование, регистрационные номера и крайние даты документов, размещенных на каждой полке.

Стеллажи, шкафы и контейнеры нумеруются в каждом архивохранилище слева направо от входной двери, а полки на стеллажах – по шкафам сверху вниз, слева направо.

На коробки приклеиваются ярлыки, на которых указываются: номер фонда, номер описи и крайние номера дел, размещенных в данной коробке.

 

11. Сроки и порядок передачи дел на хранение

в государственный архив

 

11.1. Дела общего делопроизводства постоянного срока хранения и судебные дела постоянного срока хранения по истечении сроков их временного хранения в архиве (10 лет) передаются на постоянное хранение в государственный архив.

11.2. Досрочная передача документов на постоянное хранение может быть осуществлена при отсутствии необходимых условий для обеспечения сохранности документов, при угрозе утраты (уничтожения) документов, а также на основании договора с государственным архивом.

Продление сроков хранения документов в архиве судебного участка допускается по письменному разрешению государственного архива в случае необходимости практического использования документов.

11.3. Документы передаются в государственный архив по описям дел постоянного срока хранения, утвержденным ЭПК архивного учреждения.

11.4. Перед передачей дел на постоянное хранение работник, ответственный за работу архива, совместно с представителем государственного архива проводит проверку правильности описания и оформления дел, физического и санитарно-гигиенического состояния документов.

11.5. При обнаружении дефектов документов в делах составляется акт. Устранение обнаруженных дефектов проводится силами работников аппарата мирового судьи.

Акты о неисправимых повреждениях документов рассматриваются и согласовываются с ЭПК архивного учреждения (приложение № 24 к настоящей Инструкции).

11.6. Передача дел проводится в государственном архиве поединично.
На всех четырех экземплярах описей дел, документов проставляются отметки о приеме дел.

При первой передаче документов в государственный архив передается историческая справка к фонду. При последующих передачах документов передается дополнение к исторической справке.

11.7. Передача документов оформляется актом приема-передачи документов на хранение (приложение № 25 к настоящей Инструкции), составляемым в двух экземплярах. Один экземпляр остается в государственном архиве, другой – в судебном участке. Вместе с документами передаются три экземпляра описи дел, документов на бумажном носителе и один  - в электронном виде.

11.8. Если при передаче обнаружено расхождение между итоговой записью в описи дел и фактическим наличием передаваемых дел, в описи дел составляется новая итоговая запись, в которой указываются фактическое наличие дел и номера отсутствующих дел.

11.9. Номера отсутствующих дел фиксируются в акте приема-передачи документов на постоянное хранение, причины их отсутствия – в прилагаемой к акту приема-передачи справке судебного участка.

11.10. Судебный участок, передающий документы на хранение в государственный архив, обязан принять меры к восстановлению утраченных производств. На отсутствующие документы составляется акт об их утрате. Утраченные подлинники документов могут быть заменены их копиями (при наличии).

11.11. Перевозку дел в государственный архив организует мировой судья при непосредственном участии Министерства юстиции Мурманской области.

 

___________



[1] Другие документы суда – книги, журналы регистрации (учета) документов и другие документы.



Приложение № 1

к Инструкции по организации комплектования, хранения, учета и использования документов в архивах судебных участков Мурманской области

 

Формат A4 (210 x 297 мм)

 

 

Наименование судебного участка                                                       УТВЕРЖДАЮ

Фонд № ________                                                                        Мировой судья

                                                                                                                     

                                                                                                    Подпись  Расшифровка подписи

Опись № _______                                                                                           Дата

дел постоянного хранения

за ________ год            

 

 

п/п

 

Индекс дела

 

Заголовок дела

 

 

Крайние даты

 

Количество

листов

 

Примечание

1

2

3

4

5

6

Название раздела

 

 

 

 

 

 

 

В данный раздел описи внесено __________________________________________

        (цифрами и прописью)

________________________________________________________________________ дел,

с № __________________________ по № ___________________________, в том числе:

литерные номера: ___________________________________________________________,

пропущенные номера: ________________________________________________________

 

Наименование должности         

составителя описи                                                    Подпись               Расшифровка подписи

 

Работник, ответственный                                        Подпись               Расшифровка подписи

за работу архива

 

СОГЛАСОВАНО                                                                УТВЕРЖДЕНО

Протокол экспертной комиссии                             Протокол экспертно-проверочной

судебного участка                                                    комиссии архивного учреждения

от «___» ____________ № _____                                    от «___» _____________ № ____

 

 

 

___________

 

 

Приложение № 2

к Инструкции по организации комплектования, хранения, учета и использования документов в архивах судебных участков Мурманской области

 

Формат А4 (210х297 мм)

 

Наименование судебного участка                                                       УТВЕРЖДАЮ

Фонд № ________                                                                        Мировой судья

                                                                                                                     

                                                                                                                      Подпись     Расшифровка

                                                                                                                                          подписи

Опись № _______                                                                                    Дата

дел временных (свыше 10 лет)

сроков хранения

за________ год            

 

 

п/п

 

Индекс

дела

 

Заголовок

дела

 

Крайние даты

 

Срок хранения

 

 

Количество

листов

 

Примечание

1

2

3

4

5

6

7

 

 

 

 

 

 

 

 

В данный раздел описи внесено __________________________________________

       (цифрами и прописью)

________________________________________________________________________ дел,

с № __________________________ по № ___________________________, в том числе:

литерные номера: ___________________________________________________________,

пропущенные номера: ________________________________________________________

 

 

Наименование должности         

составителя описи                                              Подпись                    Расшифровка подписи

 

Работник, ответственный                                  Подпись                    Расшифровка подписи

за работу архива

 

 

СОГЛАСОВАНО                                                              

Протокол экспертной комиссии                                       

судебного участка

от «____» _____________ № _____

 

 

___________

 

 

Приложение № 3

к Инструкции по организации комплектования, хранения, учета и использования документов в архивах судебных участков Мурманской области

 

 

         Формат A4 (210 x 297 мм)

 

 

 

 

 

 

Наименование судебного участка

 

РЕЕСТР ОПИСЕЙ ДЕЛ

 

 

 

Начат ______________

 

Окончен ____________

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

№ п/п

 

 

№фонда

 

 

№ описи

 

 

Назва-ние описи

Количество дел в описи

 

 

Крайние даты

 

 

Коли-чество листов в описи

 

 

Количе-ство экземп-ляров описи

 

 

Приме-

чание

постоян- ного хранения

временного (свыше 10 лет) хране-ния

1

2

3

4

5

6

8

9

10

11

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Всего хранится в архиве ________________________________ описей, из них:

                                                                                                              (цифрами и прописью)

постоянного хранения _____________________________________________________,

(цифрами и прописью)

временного хранения (свыше 10 лет) _________________________________________,

                                                                                                              (цифрами и прописью)

в том числе поступило в _______ году __________________________________ описей,

                                                                                              (цифрами и прописью)

в том числе выбыло в _______ году ____________________________________ описей.

                                                                                                              (цифрами и прописью)

 

 

 

Работник, ответственный

за работу архива      Подпись      Расшифровка подписи

 

 

Дата

 

 

 

___________

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение № 4

к Инструкции по организации комплектования, хранения, учета и использования документов в архивах судебных участков Мурманской области

 

 

Формат А4 (210х297мм)

 

 

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА № ______

 

В деле подшито и пронумеровано __________________________________________________

(цифрами и прописью)

________________________________________________________________________ (листа(ов)с № _________________________ по № _________________________, в том числе:

литерные номера листов ______________________________________________________

пропущенные номера листов __________________________________________________

листов внутренней описи ____________________________________________________

 

Особенности физического состояния и формирования дела

Номера листов

1

2

 

 

 

 

 

Наименование должности лица,             

составившего заверительную                       

надпись                                                         Подпись                           Расшифровка подписи

 

Дата

 

 

                                                                                                

___________

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение № 5

к Инструкции по организации комплектования, хранения, учета и использования документов в архивах судебных участков Мурманской области

 

 

                                                                                              Формат А4 (210х297 мм)

 

 

 

Внутренняя опись

документов дела № _____

за ____ год

 

 

п/п

 

Индекс

документа

 

Дата

документа

 

Заголовок

 

Номера листов

дела

 

Примечание

 

 

 

 

 

 

 

Итог____________________________________________________________  документов.

(цифрами и прописью)

 

Количество листов внутренней описи___________________________________________

(цифрами и прописью)

 

 

 

Наименование должности лица,    

составившего внутреннюю опись

документов дела                  Подпись                       Расшифровка подписи

 

 

Дата

 

 

                                                                                             

___________

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение № 6

к Инструкции по организации комплектования, хранения, учета и использования документов в архивах судебных участков Мурманской области

 

 

Формат A4 (210 x 297 мм)

 

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

(наименование государственного архива)

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

(наименование судебного участка)

___________________________________________________________________________

 

ДЕЛО № ________ ТОМ № ______________

 

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

(заголовок дела)

___________________________________________________________________________

(крайние даты)

 

 

 

 

 

                                               На _____________________ листах

                                               Хранить _______________________

                                                                                              (срок хранения в годах, до какого года хранить)

 

 

 

Ф. № ______________

Оп. № ______________

Д. № ______________

                                                                                                          _________ (________________)

                                                                                                          Подпись         Расшифровка подписи

 

 

 

___________

 

 

 

Приложение № 7

к Инструкции по организации комплектования, хранения, учета и использования документов в архивах судебных участков Мурманской области

 

 

Формат А4 (210х297 мм)

 

Наименование судебного участка                                           УТВЕРЖДАЮ

 

АКТ                                                                                      Мировой судья

«____» ____________№_____                                    

о выделении к уничтожению                                          Подпись Расшифровка подписи

архивных документов,

не подлежащих хранению                                                                     Дата

                                                                                                                                

На основании _______________________________________________________________

(название и выходные данные перечня документов с указанием сроков их хранения)

____________________________________________________________________________

отобраны к уничтожению как не имеющие научно-историческойценности и утратившие практическое значение документы__________________________________

(название фонда)

 

 

 

п/п

 

Заголовок

дела (групповой

заголовок

дела)

 

 

Годы

 

 

Номер

описи[1]

 

 

Номер дела по описи

 

 

Количество

дел

Сроки

хранения

и номера статей по перечню

 

 

Примечание

1

2

3

4

5

6

7

8

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Итого ______________________________единиц хранения за __________________годы.

                               (цифрами и прописью)

Описи дел постоянного хранения за _____________________ годы утверждены ЭПК________________________________________________________________________

 (наименование архивного учреждения)

 

(протокол от _____________________№ _________)

 

Работник, ответственный

за работу архива                                           Подпись                           Расшифровка подписи

 

 

 

СОГЛАСОВАНО

Протокол экспертной комиссии

судебного участка

от «____» _______________ № _____

Документы в количестве ______________________________________единиц хранения.

(цифрами и прописью)

на бумажном носителе весом ___________________________ кг сданы на уничтожение;

на электронном носителе сданы на уничтожение ________________________________

_________________________________________________________________________

(способ уничтожения)

 

 

Наименование должности        

работника судебного участка,

сдавшего документыПодпись         Расшифровка подписи

 

Дата

 

Изменения в учетные документы внесены.

 

 

Работник, ответственный

за работу архива, внесший

изменения в учетные

документы                                                              Подпись         Расшифровка подписи

 

Дата

 

 

 

 

___________

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение № 8

к Инструкции по организации комплектования, хранения, учета и использования документов в архивах судебных участков Мурманской области

 

 

Кому представляется  ______________________

      (наименование и адрес получателя)

 

Кем представляется ___________________________________

(наименование и адрес отчитывающегося архива

_____________________________________________

(форма собственности отчитывающегося архива)

 

 

Паспорт архива судебного участка

на «___»__________ 20___ года

 

 

1. Общие сведения

 

Код строки

Количество фондов

Площадь архивохранилищ, кв. м

Загруженность архивохранилищ, проценты

А

1

2

3

101

 

 

 

 

2. Сведения о документах

 

Показатели

Код строки

Количество единиц хранения

 

 

всего

крайние даты

из них внесено в описи

хранится сверх установ­ленного срока

 

образуется в год дел

началь-ная

конеч­ная

всего

крайние даты

началь-

ная

конеч-

ная

А

Б

1

2

3

4

5

6

7

8

Постоянного хранения [2]

201

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. Кадры

 

Код строки

Количество штатных работников

301

 

 

 

4. Условия хранения документов (нужное подчеркнуть)

 

Архивохранилища

есть, нет; сухие, сырые; светлые, темные.

Отопление

центральное, печное; отсутствует.

Стеллажи

металлические, деревянные; комбинированные; нет.

Шкафы

деревянные, металлические; отсутствуют.

Сигнализация

пожарная: есть, нет; охранная: есть, нет.

Читальный зал

есть, нет.

Температурно-влажностный режим

соблюдается, не соблюдается.

 

«____» ____________ 20___ г.

 

Мировой судья                  Подпись                       Расшифровка подписи

 

 

Ф.И.О. и телефон исполнителя

 

 

 

___________


Приложение № 9

к Инструкции по организации комплектования, хранения, учета и использования документов в архивах судебных участков Мурманской области

 

Формат A3 (297 x 420 мм)

 

___________________________________________________________________________

(наименование судебного участка)

___________________________________________________________________________

(название архива судебного участка)

 

КНИГА

учета поступления и выбытия дел, документов

 

Том № ______________

 

Начат ______________

 

Окончен ____________

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

№ п/п

 

 

 

Дата поступ-ления и выбы-тия доку-ментов

 

 

Наименование организации (структурного подразделения, лица, архива), от которой поступили (или выбыли) документы

Наимено-вание, номер и дата документа, по которому поступили или выбыли документы

 

 

 

 

Назва-ние и номер фонда

 

 

Годы посту-пивших или выбыв-ших доку-ментов по описи

Поступление описанных документов

Выбытие описанных документов

Неописанных дел, документов, листов

 

 

 

 

Примеча-ние

количество единиц хранения

количество единиц хранения

пос-тоян-ного хра-нения

вре-мен-ного (свы-ше 10 лет)

по лично-му соста-ву

посто-янного хране-ния

вре-мен-ного (свы-ше 10 лет)

по лич-ному соста-ву

пос-тупи-ло

выбы-ло

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Итого в ________ году поступило _______________________________________________________  единиц хранения.

                                                                                                             (цифрами и прописью)

 

показываются раздельно итоговые данные по графам 7, 8, 9, 13 книги;

 

выбыло ______________________________________________________________ ед. хранения

                                                                                (цифрами и прописью)

 

показываются раздельно итоговые данные по графам 10, 11, 12, 14.

 

 

Работник, ответственный

за работу архива                Подпись        Расшифровка подписи

 

 

Дата

 

___________


 

Приложение № 10

к Инструкции по организации комплектования, хранения, учета и использования документов в архивах судебных участков Мурманской области

 

                                                                            Формат A4 (210 x 297 мм)

 

 

ЛИСТ ФОНДА № ______________

 

_______________________________         ______________________________

(Местонахождение фонда  (наименование                        (Дата первого поступления документов фонда)

судебного участка, где хранится фонд)

                                                                                                       

Крайние даты каждого названия фонда

 

Название фонда

1

2

 

 

 

1. Учет неописанных документов

 

 

Дата записи

 

Название, № и дата документа, по которому поступили или выбыли документы

 

Поступление

 

Выбытие

Наличие (остаток)

количе-ство дел

крайние даты

количе-ство дел

крайние даты

 

всего дел

1

2

3

4

5

6

7

 

 

 

 

 

 

 


2. Учет описанных документов

 

 

 

 

 

 

Дата запи-си

 

 

 

 

 

Номер описи дел

 

 

 

 

 

Год

 

 

 

Назва-ние описи или анно-тации доку-ментов

 

 

 

 

 

Пос-тупи-ло единиц хране-ния

Выбытие

Наличие (остаток)

 

 

 

коли-чество единиц хране-ния

 

осно-вание выбы-тия (наз-вание, дата, № доку-мента)

 

 

в том числе по описям, утвержденным ЭПК

 

 

коли-чество единиц хране-ния

в том числе:

постоянного хранения

по личному составу

 

 

коли-чество единиц хране-ния

 

 

край-ние даты единиц хране-ния

из них по описям, утвержденным ЭПК

 

 

коли-чество единиц хране-ния

 

 

край-ние даты

коли-чество единицхране-ния

край-ние даты

коли-чество единиц хране-ния

край-ние даты

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

___________

 


Приложение № 11

к Инструкции по организации комплектования, хранения, учета и использования документов в архивах судебных участков Мурманской области

 

Формат A4 (210 x 297 мм)

 

Наименование судебного участка

 

АКТ                                                                                           УТВЕРЖДАЮ

об утрате документов                                                                 Мировой судья

«___» ____________№ ______                                 Подпись   Расшифровка подписи  Дата

 

Фонд № ________________________________________________________________

(название фонда)

В результате ___________________________ установлено отсутствие в фонде перечисленных ниже дел, предпринятые архивом меры по розыску дел положительных результатов не дали, в связи с чем считаем возможным снять сучета:

 

Опись

Единица хранения

Заголовок

единицы хранения

Крайние

даты

Количество

листов (объем, Мб)

Предполагаемые

причины

отсутствия

1

2

3

4

5

6

 

 

 

 

 

 

 

Итого __________________________________________________________ единиц
                                                                                (цифрами и прописью)

хранения

 

Содержание утраченных материалов может быть частично восполнено следующими
единиц хранения: _________________________________________________________

                                                                (номера единиц хранения и их групповые заголовки)

 

Работник, ответственный

за работу архива                            Подпись     Расшифровка подписи

 

СОГЛАСОВАНО[3]                                                           СОГЛАСОВАНО

Протокол экспертно-проверочной                               Протокол экспертной комиссии

комиссии архивного учреждения                                судебного участка

органа в сфере архивного дела

от «___» _____________№ _____                               от «___» _____________№ _____

 

Изменения в учетные документы архива внесены.

 

Работник, ответственный

за работу архива Подпись     Расшифровка подписи

___________

Приложение № 12

к Инструкции по организации комплектования, хранения, учета и использования документов в архивах судебных участков Мурманской области

 

Формат A4 (210 x 297)

Наименование судебного участка

 

      АКТ                                                                                           УТВЕРЖДАЮ

«___» ____________ № _____                                                   Мировой судья

проверки наличия и состояния

архивных дел                                                                   Подпись Расшифровка подписи

                                                                                                               Дата

                                                                                                    

 

Фонд № __________

Название фонда _____________________________________________________________

Номера описей _____________________________________________________________

 

Проверка проводилась с _________________________ по __________________________

 

Проверкой установлено:

1. Числится по описям дел: ____________________________________единиц хранения.

(количество цифрами и прописью)

2. Выявлены технические ошибки:

2.1. Имеются литерные номера:

а) не учтенные в итоговой записи ___________________________ единиц хранения;

(количество цифрами и прописью)

б) не перечисленные, но учтенные

в итоговой записи ______________________________________   единиц хранения.

(количество цифрами и прописью)

2.2. Пропущено номеров:

а) не учтенных в итоговой записи ___________________________ единиц хранения;

(количество цифрами и прописью)

б) не перечисленных, но учтенных

в итоговой записи _______________________________________ единиц хранения.

(количество цифрами и прописью)

2.3. Другие, в результате чего объем

увеличился на ____________________________________________ единиц хранения;

(количество цифрами и прописью)

уменьшился на ___________________________________________ единиц хранения.

                                                                                    (количество цифрами и прописью)

3. Числится по описям в результате

устранения технических ошибок ________________________________единиц хранения.

(количество цифрами и прописью)

4. Не оказалось в наличии _____________________________________единиц хранения.

(количество цифрами и прописью)

5. Имеется в наличии по данному фонду

(включенных в описи) ________________________________________единиц хранения.

(количество цифрами и прописью)

из них требующих:

а) дезинфекции ___________________________________________единиц хранения;

(количество цифрами и прописью)

б) дезинсекции ___________________________________________единиц хранения;

(количество цифрами и прописью)

в) реставрации ___________________________________________ единиц хранения;

(количество цифрами и прописью)

г) переплета или подшивки _________________________________единиц хранения;

(количество цифрами и прописью)

д) восстановления затухающих текстов ______________________  единиц хранения;

(количество цифрами и прописью)

е) неисправимо поврежденных ______________________________единиц хранения.

(количество цифрами и прописью)

6. Имеется не включенных в описи ______________________________единиц хранения.

(количество цифрами и прописью)

7. Итого по данному фонду (включенных и не включенных в описи),

имеющихся в наличии ________________________________________ единиц хранения.

(количество цифрами и прописью)

8. Характеристика условий хранения

___________________________________________________________________________

(указать основные отрицательные явления в состоянии и условиях их хранения)

__________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

 

Проверку производили:

 

Наименование

должностей

работников                          Подписи            Расшифровка подписей

 

Дата

 

 

 

___________

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение № 13

к Инструкции по организации комплектования, хранения, учета и использования документов в архивах судебных участков Мурманской области

 

 

Формат A4 (210 x 297 мм)

Наименование судебного участка

 

     АКТ                                                                                                       УТВЕРЖДАЮ

          Мировой судья

«___» ____________№_____

о технических ошибках                                                    Подпись Расшифровка подписи

в учетных документах                                                                            Дата

 

 

Фонд № _________________          

 

Название фонда ____________________________________________________________

___________________________________________________________________________

В ходе выполнения __________________________________ обнаружены технические ошибки в записях ___________________________________________________________

 

Название документа

Существующая запись

Следует записать

1

2

3

 

 

 

 

 

 

 

 

 

В результате количество единиц хранения увеличилось (уменьшилось) на ______________________________________________________ единиц хранения.

(цифрами, прописью)

 

 

Примечания:

 

Наименование должности работника           Подпись      Расшифровка подписи

 

Изменения в учетные документы внесены.

 

Работник, ответственный

за работу архива                                            Подпись        Расшифровка подписи

 

 

___________

 

Приложение № 14

к Инструкции по организации комплектования, хранения, учета и использования документов в архивах судебных участков Мурманской области

 

         Формат A4 (210 x 297 мм)

 

Наименование судебного участка

 

                   АКТ                                                                                      УТВЕРЖДАЮ

      Мировой судья

 

«____» ____________№_____                                         Подпись Расшифровка подписи

об обнаружении документов                                                                Дата  

(не относящихся к данному

фонду, неучтенных)

 

В ходе ________________________________________________________________

(вид работы)

обнаружено ________________________________________________________________

(в фонде, хранилище, рабочем помещении)

___________________________________________________________________________

 

 

№ п/п

 

Заголовок единицы хранения

 

Шифр (если есть)

 

Крайние даты

К какому фонду относится

 

Примечание

1

2

3

4

5

6

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Итого обнаружено _______________________________________________ документов

(цифрами и прописью)

 

Наименование должности работника           Подпись                 Расшифровка подписи

 

Изменения в учетные документы внесены.

 

 

Работник, ответственный

за работу архива                                              Подпись                 Расшифровка подписи

 

 

___________

 

 

Приложение № 15

к Инструкции по организации комплектования, хранения, учета и использования документов в архивах судебных участков Мурманской области

 

 

Книга выдачи дел № ____

 

Начата ________________

 

Окончена ______________

 

 Форма титульного листа книги выдачи дел

 

 

п/п

 

Дата

выдачи

 

Кому выдано,

с какой целью

 

Расписка в

получении

Дата

возврата

дела

Расписка в

возвращении

дела

 

Примечание

1

2

3

4

5

6

7

 

 

 

 

 

 

 

 

Итого в _______ году выдано из хранилища № ___________________ единиц хранения.

                                                                                          (цифрами и прописью)

 

 

Наименование должности

работника,составившего

итоговую запись                                                              Подпись Расшифровка подписи

 

Дата

 

 

 

___________

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение № 16

к Инструкции по организации комплектования, хранения, учета и использования документов в архивах судебных участков Мурманской области

 

 

Формат A4 (210 x 297 мм)

 

Наименование судебного участка

 

 

 

ЛИСТ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ

 

 

Фонд № ________________ Опись № _______________ Дело № ____________________

 

Заголовок дела ____________________________________________________________

 

 

Дата использо-вания

Кому выдано: фамилия, инициалы (разборчиво)

 

Характер использования (копирование, выписки, просмотр)

 

№ использован-ных листов

 

Подпись лица, использовавшего дело

1

2

3

4

5

 

 

 

 

 

 

 

 

___________

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение № 17

к Инструкции по организации комплектования, хранения, учета и использования документов в архивах судебных участков Мурманской области

 

Формат A4 (210 x 297 мм)

 

Наименование судебного участка

 

 

КАРТА–ЗАМЕСТИТЕЛЬ ДЕЛА

 

Дело ______________________________________________________________________

(№ и название)

Опись _____________________________________________________________________

(№ и название)

Фонд ______________________________________________________________________

(№ и название)

 

Выдано во временное пользование:

 

 

№ п/п

 

Ф.И.О. пользователя

 

Дата выдачи

 

Дата возврата

 

Подпись выдавшего дело

Подпись получившего дело

1

2

3

4

5

6

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

___________

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение № 18

к Инструкции по организации комплектования, хранения, учета и использования документов в архивах судебных участков Мурманской области

 

 Размер 65 x 25 мм

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ШТАМП «КОПИЯ ВЕРНА»

ДЛЯ ЗАВЕРЕНИЯ СООТВЕТСТВИЯ КОПИИ СУДЕБНОГО АКТА ПОДЛИННИКУ

 

 

«Копия верна»

подпись мирового судьи________________

 

Наименование должности

уполномоченного работника аппарата мирового судьи

 

                            ______________________

(Инициалы, фамилия)

«____» __________________ 20______ г.

 

 

 

___________

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение № 19

к Инструкции по организации комплектования, хранения, учета и использования документов в архивах судебных участков Мурманской области

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ОБРАЗЕЦ НАКЛЕЙКИ

С ЗАВЕРИТЕЛЬНОЙ НАДПИСЬЮ, ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ПРИ ОФОРМЛЕНИИ

ЗАВЕРЕННЫХ КОПИЙ СУДЕБНЫХ АКТОВ

 

 

 

 

Наименование судебного участка

Мировой судья

 

Пронумеровано и скреплено

печатью ______ листов

подпись ____________

 

 

 

___________

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение № 20

к Инструкции по организации комплектования, хранения, учета и использования документов в архивах судебных участков Мурманской области

 

 

Мировому судье

________________________________

от _____________________________,

(Ф.И.О., процессуальное положение,

данные документа, удостоверяющего

личность и полномочия)

проживающего по адресу: _________

________________________________,

номер контактного телефона: ______

________________________________

 

 

 

Заявление

о выдаче копии судебного акта

 

1.      Прошу выдать мне копию(ии) судебного(ых) актов _______________________

___________________________________________________________________________

(указание наименование и реквизиты судебного акта)

по делу ___________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

 

Подпись/Ф.И.О. (расшифровать):

 

«_____» ______________ 20__ г.

 

2. Копию судебного акта получил _______________________________________

                                                                                    (Ф.И.О. и подпись лица, получившего копию, дата выдачи копии)

 

3. Выдал ______________________________________________________________

                            (должность, Ф.И.О., подпись работника аппарата мирового судьи, выдавшего судебное дело, дата)

                                              

 

 

 

___________

 

 

 

 

 

 

 

Приложение № 21

к Инструкции по организации комплектования, хранения, учета и использования документов в архивах судебных участков Мурманской области

 

Мировому судье

________________________________

от _____________________________,

(Ф.И.О., процессуальное положение,

данные документа, удостоверяющего

личность и полномочия)

проживающего по адресу: _________

________________________________,

номер контактного телефона: ______

________________________________

 

 

Заявление

о выдаче копии аудиозаписи судебного заседания

 

1. Прошу выдать мне копию(ии) аудиозаписи судебного заседания по делу _________________________________________________________________________

 

Подпись/Ф.И.О. (расшифровать):

 

«___» ___________ 20__ г.

 

2. Электронный носитель информации прилагается.

 

3. Копию электронного носителя получил __________________________________

                                                                                                          (Ф.И.О. и подпись лица, получившего копию,

                                                                                             дата выдачи копии)

  

 

4. Выдал ______________________________________________________________

                                               (должность, Ф.И.О., подпись работника аппарата мирового судьи, выдавшего

электронный носитель, дата)

 

 

 

 

___________

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение № 22

к Инструкции по организации комплектования, хранения, учета и использования документов в архивах судебных участков Мурманской области

 

 

Формат A4 (210 x 297 мм)

 

Наименование судебного участка

 

    Справочные данные суда

    Адресат ____________________

       (почтовый адрес, телефон, телефон/факс)

 

 

       АРХИВНАЯ СПРАВКА

 

_______________ № _______________

 (дата)

 

На № __________ от _______________

 

 

Текст

 

 

Основание:

 

 

 

Мировой судья

(иное уполномоченного лицо)        Подпись      Расшифровка подписи

 

    Печать

 

 

 

Фамилия исполнителя

Номер телефона

 

 

 

___________

 

 

 

 

Приложение № 23

к Инструкции по организации комплектования, хранения, учета и использования документов в архивах судебных участков Мурманской области

 

 

 

 

Наименование судебного участка

 

 

 

ЖУРНАЛ

регистрации выданных копий, выписок, документов

 

 

 

п/п

Автор

запроса,

исх. номер,

дата, адрес,

телефонный

номер

 

Дата и

регистрацион-

ный номер

запроса

 

Содержа-

ние

запроса

Название

выданного

документа

(копия,

выписка,

справка и

другое)

Дата и

регистра-

ционный

номер

выданного

документа

 

Расписка

в полу-

чении

или дата

отправки

 

 

Приме-

чание

1

2

3

4

5

6

7

8

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

___________

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение № 24

к Инструкции по организации комплектования, хранения, учета и использования документов в архивах судебных участков Мурманской области

 

Формат A4 (210 x 297 мм)

 

Наименование судебного участка

  АКТ                                                                                                УТВЕРЖДАЮ

«___» ____________№ _______                                              Мировой судья

о неисправимых повреждениях

архивных документов                                                     Подпись Расшифровка подписи

                                                                                                                 Дата

 

Фонд № _________________________________

(название фонда)

 

В фонде обнаружены документы, признанные неисправимо поврежденными:

 

п/п

Опись №

Единица

хранения №

Заголовок

поврежденных

единиц хранения

Крайние

даты

Сущность и

причины

повреждения

1

2

3

4

5

6

 

 

 

 

 

 

 

Итого обнаружено неисправимо поврежденных ___________________ единиц хранения

                                                                                                                (цифрами и прописью)

 

Перечисленные единицы хранения подлежат списанию ввиду:

____________________________________________________________________________

 

Работник, ответственный

за работу архива                                           Подпись                           Расшифровка подписи

 

 

СОГЛАСОВАНО                                                                  СОГЛАСОВАНО[4]

Протокол экспертной комиссии                                   Протокол экспертно-проверочной

судебного участка                                                           комиссии архивного учреждения

от «___» ____________ № ______                               от «___» ____________ № ______

 

Изменения в учетные документы архива внесены.

 

Наименование должности работника,

внесшего изменения в учетные      

документы                                                                Подпись               Расшифровка подписи

 

Дата

___________

Приложение № 25

к Инструкции по организации комплектования, хранения, учета и использования документов в архивах судебных участков Мурманской области

 

Формат A4 (210 x 297 мм)

 

УТВЕРЖДАЮ                                                                              УТВЕРЖДАЮ

Мировой судья                                                                        __________________________

______________________________                                      (наименование должности руководителя

(наименование судебного участка  полностью)                                      организации, принимающей документы)

__________________________                                            ___________________________

Подпись Расшифровка подписи                                          Подпись Расшифровка подписи

Дата Гербовая печать                                                                    Дата          Печать

 

 

 АКТ

«___» _____________№ _____

приема-передачи архивных

документов на хранение

____________________________________________________________________________

(основание передачи, к примеру, истечение срока хранения документов)

_______________________________________________________________________сдал,

(название передаваемого фонда, наименование судебного участка)

а ____________________________________________________________________ принял

(наименование организации, принимающей документы)

документы названного фонда и научно-справочный аппарат к ним:

 

 

п/п

 

Название,

номер описи

Количество

экземпляров

описи

Количество дел

(единиц хранения)

 

Количество

копий

 

Примечание

1

2

3

4

5

6

 

 

 

 

 

 

 

Итого принято __________________________________________  дел (единиц хранения).

(цифрами и прописью)

 

Передачу произвели:                                                                            Прием произвели:

Должность                                                                                                  Должность

Подпись  Расшифровка подписи                                         Подпись  Расшифровка подписи

Дата                                                                                                                  Дата

 

Фонду присвоен №  ________________________________________________________

 

Изменения в учетные документы внесены.

 

Должность                  Подпись                 Расшифровка подписи

 

Дата

___________



[1] При выделении к уничтожению документов при подготовке дел к передаче в архив суда графы 4,5
не заполняются.

[2] При составлении паспорта архива целесообразно в строке 201 вносить данные о делах постоянного хранения отдельно по гражданским, административным, уголовным делам и делам по экономическим спорам.

[3] Если не обнаружены дела постоянного хранения.

[4] Для документов, включенных в состав Архивного фонда Российской Федерации.

Приложение № 1

к Инструкции по организации комплектования, хранения, учета и использования документов в архивах судебных участков Мурманской области

 

Формат A4 (210 x 297 мм)

 

 

Наименование судебного участка                                                       УТВЕРЖДАЮ

Фонд № ________                                                                        Мировой судья

                                                                                                                     

                                                                                                    Подпись  Расшифровка подписи

Опись № _______                                                                                           Дата

дел постоянного хранения

за ________ год            

 

 

п/п

 

Индекс дела

 

Заголовок дела

 

 

Крайние даты

 

Количество

листов

 

Примечание

1

2

3

4

5

6

Название раздела

 

 

 

 

 

 

 

В данный раздел описи внесено __________________________________________

        (цифрами и прописью)

________________________________________________________________________ дел,

с № __________________________ по № ___________________________, в том числе:

литерные номера: ___________________________________________________________,

пропущенные номера: ________________________________________________________

 

Наименование должности         

составителя описи                                                    Подпись               Расшифровка подписи

 

Работник, ответственный                                        Подпись               Расшифровка подписи

за работу архива

 

СОГЛАСОВАНО                                                                УТВЕРЖДЕНО

Протокол экспертной комиссии                             Протокол экспертно-проверочной

судебного участка                                                    комиссии архивного учреждения

от «___» ____________ № _____                                    от «___» _____________ № ____

 

 

 

___________

 

 

Приложение № 2

к Инструкции по организации комплектования, хранения, учета и использования документов в архивах судебных участков Мурманской области

 

Формат А4 (210х297 мм)

 

Наименование судебного участка                                                       УТВЕРЖДАЮ

Фонд № ________                                                                        Мировой судья

                                                                                                                     

                                                                                                                      Подпись     Расшифровка

                                                                                                                                          подписи

Опись № _______                                                                                    Дата

дел временных (свыше 10 лет)

сроков хранения

за________ год            

 

 

п/п

 

Индекс

дела

 

Заголовок

дела

 

Крайние даты

 

Срок хранения

 

 

Количество

листов

 

Примечание

1

2

3

4

5

6

7

 

 

 

 

 

 

 

 

В данный раздел описи внесено __________________________________________

       (цифрами и прописью)

________________________________________________________________________ дел,

с № __________________________ по № ___________________________, в том числе:

литерные номера: ___________________________________________________________,

пропущенные номера: ________________________________________________________

 

 

Наименование должности         

составителя описи                                              Подпись                    Расшифровка подписи

 

Работник, ответственный                                  Подпись                    Расшифровка подписи

за работу архива

 

 

СОГЛАСОВАНО                                                              

Протокол экспертной комиссии                                       

судебного участка

от «____» _____________ № _____

 

 

___________

 

 

Приложение № 3

к Инструкции по организации комплектования, хранения, учета и использования документов в архивах судебных участков Мурманской области

 

 

         Формат A4 (210 x 297 мм)

 

 

 

 

 

 

Наименование судебного участка

 

РЕЕСТР ОПИСЕЙ ДЕЛ

 

 

 

Начат ______________

 

Окончен ____________

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

№ п/п

 

 

№фонда

 

 

№ описи

 

 

Назва-ние описи

Количество дел в описи

 

 

Крайние даты

 

 

Коли-чество листов в описи

 

 

Количе-ство экземп-ляров описи

 

 

Приме-

чание

постоян- ного хранения

временного (свыше 10 лет) хране-ния

1

2

3

4

5

6

8

9

10

11

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Всего хранится в архиве ________________________________ описей, из них:

                                                                                                              (цифрами и прописью)

постоянного хранения _____________________________________________________,

(цифрами и прописью)

временного хранения (свыше 10 лет) _________________________________________,

                                                                                                              (цифрами и прописью)

в том числе поступило в _______ году __________________________________ описей,

                                                                                              (цифрами и прописью)

в том числе выбыло в _______ году ____________________________________ описей.

                                                                                                              (цифрами и прописью)

 

 

 

Работник, ответственный

за работу архива      Подпись      Расшифровка подписи

 

 

Дата

 

 

 

___________

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение № 4

к Инструкции по организации комплектования, хранения, учета и использования документов в архивах судебных участков Мурманской области

 

 

Формат А4 (210х297мм)

 

 

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА № ______

 

В деле подшито и пронумеровано __________________________________________________

(цифрами и прописью)

________________________________________________________________________ (листа(ов)с № _________________________ по № _________________________, в том числе:

литерные номера листов ______________________________________________________

пропущенные номера листов __________________________________________________

листов внутренней описи ____________________________________________________

 

Особенности физического состояния и формирования дела

Номера листов

1

2

 

 

 

 

 

Наименование должности лица,             

составившего заверительную                       

надпись                                                         Подпись                           Расшифровка подписи

 

Дата

 

 

                                                                                                

___________